Os princípios básicos da informação logística

Os princípios básicos da informação logística

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Para que a informação, qualquer que seja a operação logística a ela associada, possa atender a seu objetivo maior, necessita atender a alguns princípios básicos. O objetivo a que nos referimos é o de transmitir dados que possam ser utilizados para análise e tomada de decisão pelo responsável pela utilização de tal informação.

Esses conceitos, de dados e informação, muitas vezes são confundidos, mas na verdade são bastante diferentes. Os dados podem ser entendidos como números, valores, que analisados individualmente, podem não ter significado. Por exemplo, o que significa um dado representado pela quantidade de 10 dias? A princípio, nada, não é mesmo?

No entanto, se esse dado for processado e tratado como o lead time para recebimento de uma determinada matéria prima, passa a ter algum significado? Sim! O lead time é o tempo entre o pedido de ressuprimento e o recebimento da matéria prima. Assim, fica claro que para repor uma determinada quantidade de matéria prima em seu estoque, a fábrica precisa fazer o pedido considerando 10 dias de antecedência. Dessa forma, depois de tratado, o dado passa a nos transmitir uma informação.

O fluxo da informação é um dos dois fluxos fundamentais na gestão de uma cadeia de suprimentos, estando diretamente relacionado ao fluxo de material, na medida em que a partir das informações são traçados os planos de ação em relação aos materiais envolvidos na cadeia.

A crescente disponibilidade de informação vem permitindo o surgimento de novas alternativas para o gerenciamento do fluxo de mercadorias na cadeia de suprimentos.

Ballou, Ronald. H.  Gerenciamento da cadeia de suprimentos / Logística empresarial. 5. ed. Porto Alegre: Bookman, 2006. p. 142.

O autor ressalta a importância do fluxo da informação, que é o grande responsável pelo desenvolvimento de novas práticas relacionadas aos fornecedores e aos clientes, permitindo uma maior interação desses parceiros com a cadeia de suprimentos da empresa.

Princípios básicos da informação logística

São 6 os princípios básicos para garantir a adequação da informação logística, que serão apresentados a seguir.

Disponibilidade da informação

A disponibilidade da informação logística é um dos seus princípios básicos, não é mesmo? Para que a informação seja útil aos seus objetivos ela deve estar disponível em tempo hábil. Só assim é possível dar uma resposta rápida e consistente ao usuário da informação.

Para isso, as empresas precisam dimensionar adequadamente seus sistemas de informações para que a mesma possa ser obtida com facilidade, de forma consistente e no tempo adequado. Com isso, facilitando o processo de tomada de decisão a partir dessas informações.

No caso de informação ao cliente, esse princípio é ainda mais importante! Não há nada pior do que o cliente buscar uma informação sobre sua compra, por exemplo, e esta não estar disponível no momento da solicitação.

Possivelmente você passou pela situação de aguardar por longo tempo em serviços de call-center de empresas e não conseguir obter sua informação, não é verdade? E mesmo obtendo, após um longo tempo de espera, já não fica tão satisfeito com o serviço prestado!

Precisão da informação logística

O segundo princípio está relacionado ao grau de precisão da informação, ou seja, o quanto as informações dos sistemas logísticos são confiáveis quando comparados com os dados reais da operação.

Um exemplo bastante típico em relação a esse princípio se refere às informações sobre estoques disponíveis. É muito importante que o sistema logístico responsável pela gestão dos estoques seja confiável em relação aos dados reais do armazenamento.

A imprecisão de tais informações pode acarretar custos à empresa, pois poderá ser tomada uma decisão de aquisição de matéria prima ou produção de itens em função de dados inconsistentes nos sistemas.

Os custos de armazenagem são altamente impactados pelas imprecisões das informações dos sistemas logísticos e, por essa razão, as auditorias dos sistemas são fundamentais para garantir a redução desses custos.

Aqui em nosso blog, já analisamos os principais custos associados à operação de armazenagem.

Atualização da informação logística

O terceiro dos princípios básicos refere-se à atualização da informação logística. Assim como o princípio da precisão, a atualização impacta diretamente os custos logísticos. Informações desatualizadas também levarão à decisões equivocadas a respeito dos estoques, por exemplo, e dessa forma, contribuindo para o aumento dos custos dos estoques.

Com o objetivo de garantir uma atualização adequada, podem ser utilizados mecanismos como leitura de código de barras, leitura ótica, telemetria, entre outros. Tais mecanismos visam contabilizar os estoques, de forma rápida, garantindo uma atualização frequente dos itens disponíveis no armazenamento.

O código de barras é uma ferramenta da automação na armazenagem

No caso de e-commerce, por exemplo, essa é um princípio fundamental para garantir a disponibilidade do produto no momento da compra. A informação sobre a disponibilidade do produto no site de venda deve ser atualizada frequentemente, para evitar que alguma venda seja realizada e venha a não ser concretizada pelo fato da informação não estar atualizada. Esse tipo de ocorrência traz uma insatisfação grande ao cliente que pode abandonar definitivamente a marca por este fato.

Informação baseada em exceção

Esse é um princípio muito importante quando se tratam e analisam as informações logísticas de uma operação em uma cadeia de suprimentos. Trabalhar baseado em exceções significa que o foco da análise deve se dar em relação ao que precisa ser corrigido na operação. Vamos exemplificar para facilitar a compreensão.

Em geral, em uma cadeia de suprimento, ocorrem várias operações de movimentação de produtos ao longo de um período (mensal, por exemplo). O esperado, naturalmente, é que todas essas operações ocorram sem anormalidades, correto? Mas eventualmente poderão ocorrer operações em que houve algum tipo de problema, como dano ao produto, quantidade incorreta, ou qualquer outro motivo.

O princípio baseado na exceção estabelece que os relatórios utilizados para análise a respeito das operações ocorridas nesse período, devem listar aquelas onde houve algum tipo de anormalidade. Dessa forma, será possível contabilizar o total de produto movimentado onde ocorreu alguma não conformidade e compará-lo ao total da movimentação no período. Com isso, já que é esperado que ocorram poucas não conformidades, os relatórios serão menores e mais fáceis de serem contabilizados.

Esse princípio é muito útil para a definição de indicadores internos de acompanhamento das operações, permitindo o acompanhamento das operações e a tomada de decisão em relação às ações necessárias para melhoria dos resultados. A técnica SMART é bastante utilizada na definição de indicadores para acompanhamento do desempenho interno.

Flexibilidade da informação logística

O princípio da flexibilidade está relacionado ao fato de que as informações, para serem úteis a seus propósitos, devem ser flexíveis, sendo possível fornecer dados compatíveis com as necessidades ora apresentadas.

Para tal, os sistemas de informações utilizados devem permitir sua adaptação, sem a necessidade de altos investimentos a cada vez que uma alteração for solicitada.

Aqui é importante considerar também, que tais alterações, normalmente disponíveis através de relatórios específicos, devem sempre buscar atender ao máximo de situações previsíveis, para que não ocorra, o que muitas vezes percebemos, que são a multiplicação de relatórios com mínimas diferenças. Isso é muito comum internamente nas empresas, quando uma determinada área solicita um relatório específico. Dependendo da solicitação, pode-se incorporá-la aos relatórios usualmente utilizados, evitando-se com isso a geração de uma quantidade muito grande de relatórios, que podem atrapalhar o processo decisório.

Formato adequado para uso da informação

Já que falamos em flexibilidade da informação, é importante também considerar que ela deve ser apresentada em formato adequado para análise do usuário. Em geral, a informação é apresentada em relatórios, e estes devem ser adequados às necessidades dos usuários. Muitas vezes a opção é por apresentar em formato de gráficos, pois facilita a comparação visual com dados históricos, por exemplo.

Relatórios facilitam a visualização das informações
Em geral, os relatórios facilitam a visualização das informações

O principal cuidado é que os relatórios apresentem as informações fundamentais para o processo de tomada de decisão. Deve-se entender que nesse processo, existem níveis hierárquicos distintos, que necessitam da informação com tratamentos diferenciados.

Por exemplo, o nível gerencial do chão de fábrica, em geral, precisa de um conjunto robusto de informações a respeito das operações da área, de forma a que possa tomar decisões que impactarão diretamente as operações. Então, por exemplo, dados como disponibilidade dos equipamentos, planos de manutenção, disponibilidade de matéria prima são importantes para uma análise que lhe permita decidir quanto produzir de um determinado item.

Já para o nível de diretoria da empresa, tais informações devem ser tratadas de forma a apresentar, de uma forma mais ampla, a capacidade de produção da empresa em relação, por exemplo, às demandas do mercado, sem necessariamente apresentar qual equipamento está em manutenção e de que forma isso impacta a produção, a menos, é claro, que tal informação seja solicitada. Mesmo assim, a informação deverá ser apresentada sob forma de um plano de ação para minimização dos impactos, já que é uma informação muito operacional para esse nível de decisão.

Sistemas de informação logística

Já foi abordado, em nosso blog, o quanto a informação é importante para o atendimento adequado ao nível de serviço ao cliente. Essa, hoje, é uma necessidade fundamental.

Mas a informação também é importante para a gestão da cadeia de suprimentos como um todo, permitindo à empresa otimizar os custos logísticos e, dessa forma, obter melhores resultados do negócio.

Nesse sentido, o investimento em sistemas de informação é uma ação importante, as quais as empresas devem estar atentas. Ainda dentro dessa linha, é fundamental ser considerada a possibilidade de integração entre esses sistemas. Quando essa integração não ocorre, é comum haver muita dificuldade na análise dos resultados, muitas vezes, inclusive, levando a decisões erradas.

A implantação de sistemas ERP – Enterprise Resource Planning – normalmente tem sido adotada pelas empresas para garantir a integração entre todos os processos de sua cadeia e suas áreas de finanças, contabilidade, pessoal etc. Tais sistemas são desenvolvidos com o objetivo de facilitar a gestão integrada das cadeias de suprimento e, consequentemente, a gestão da própria empresa, permitindo a aplicação dos princípios básicos na utilização da informação logística pela empresa.


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REFERÊNCIAS:

Ballou, Ronald. H.  Gerenciamento da cadeia de suprimentos / Logística empresarial. 5. ed. Porto Alegre: Bookman, 2006.

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