Reengenharia logística: ferramenta para otimização de processos

Reengenharia logística: ferramenta para otimização de processos

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Assim como no desenvolvimento de um produto, onde, através da reengenharia se busca promover melhorias ao produto visando sua maior adequação ao mercado, na logística, esta tem a função de otimizar os processos da cadeia de suprimentos.

A reengenharia logística tanto pode ser de forma incremental, em pequenos processos, quanto pode ser aplicada a toda a cadeia de suprimentos, alterando-a parcial ou integralmente.

A ideia básica é identificar e estudar as fases necessárias para a execução de um trabalho específico de modo a aumentar a possibilidade de integração do desempenho.

BOWERSOX, Donald J.; CLOSS, David J.  Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento.  São Paulo: Atlas, 2001. p. 384.

Para tal, a empresa precisa estar preparada para adotar novas práticas, que muitas vezes podem estar em desacordo com as atualmente aplicadas, gerando um certo desconforto. No entanto, os ganhos advindos dessa revisão podem ser surpreendentemente significativos.

É importante que as equipes envolvidas estejam prontas e preparadas para mudanças, o que nem sempre é real, podendo significar uma grande barreira à alteração de processos.

Nesse sentido, a capacitação e o envolvimento de toda a equipe no trabalho de reengenharia, é fundamental para o êxito final do projeto.

Fatores críticos de sucesso à reengenharia logística

Listamos, a seguir, alguns fatores que são importantes na reengenharia logística, pois são críticos para que o trabalho de revisão dos processos possa ser realizado.

Integração dos sistemas

O primeiro desses fatores, que consideramos como a base da reengenharia logística, está relacionado à integração dos sistemas. Um dos grandes objetivos dessa ferramenta é exatamente determinar que funções hoje realizadas podem ser combinadas, visando a otimização dos resultados como um todo.

Muitas vezes, no decorrer da implantação dos processos de uma cadeia de suprimentos, algumas funções são replicadas em toda a empresa. Um exemplo seriam as áreas de controle operacionais, onde cada operação tem uma área de controle específico.

A reengenharia vai permitir verificar se não há controles que possam ser integrados, evitando-se multiplicidade de relatórios, por exemplo, facilitando sobremaneira o processo de tomada de decisão da empresa.

Benchmarking

Uma das formas utilizadas, nesse sentido, é a comparação de como a empresa desenvolve seus processos com outras similares do mercado. Esse é o segundo fator crítico de sucesso: o benchmarking.

benchmarking
Benchmarking como ferramenta de avaliação externa de processos

Como já comentamos em nossa publicação sobre um olhar externo ao desempenho, o benchmarking é uma prática de comparação entre os processos da uma empresa com outras do mercado. Dependendo do objetivo da avaliação, ele pode ser aplicado tanto à empresas do mesmo segmento como a de outros, no caso de ser uma empresa com notório reconhecimento em uma determinada área de atuação. Por exemplo, um banco pode ser um grande benchmarking para uma área de contabilidade e finanças de qualquer empresa, mesmo que ela não atue no segmento bancário.

Custos baseados em atividades

Já que citamos a questão de contabilidade e finanças, podemos citar o terceiro fator de sucesso para a reengenharia logística que é a apuração dos custos logísticos baseada em atividades, a chamada metodologia ABC (Activity-Based Cost).

Um dos parâmetros de maior importância na reengenharia logística é, sem dúvida alguma, a otimização dos custos envolvidos nos processos sob análise. E para tal é importante que os custos envolvidos possam ser refletidos de uma forma real, o que muitas vezes não é possível na contabilidade tradicional.

Por exemplo, muito pouco contribui a análise do demonstrativo financeiro de uma empresa, quando encontramos o custo dos gastos de energia de uma maneira geral. É necessário identificar-se mais detalhadamente quais gastos relacionados às diferentes operações, o que só é possível através de um custeio do tipo ABC.

Gestão da qualidade total

Por fim, mas não menos importante, o quarto fator crítico de sucesso é a busca por melhoria contínua nos processos, tendo como base a filosofia da gestão da qualidade total. De fato, sem esse propósito da busca contínua, a reengenharia dos processos não faz o menor sentido. O que se busca é a otimização global, como parte integrante de um processo de melhoria contínua.

Isso significa que a reengenharia não encerra o ciclo em si mesma, sendo uma ferramenta, que deve ser utilizada continuamente para obter resultados cada vez melhores.

Fases da implantação da reengenharia logística

A implantação da reengenharia logística prevê fases sucessivas, de forma a se atingir o objetivo final.

Identificação do objetivo

Esse é o aspecto mais importante de todo o processo. O que se deseja atingir? Sem ter claramente definida essa resposta, corre-se o risco de implantar ações desalinhadas, que não convirjam para um objetivo comum. Isso pode, inclusive, ser mais prejudicial do que benéfico.

É importante ter em mente que ao traçar os objetivos, não se busque apenas analisar os chamados grandes processos. Há pequenos processos que são passos importantes para atingir o objetivo final. Portanto, eles merecem tanta atenção quanto os grandes processos.

Entendimento da sequência do trabalho

Tendo definido o objetivo, o passo seguinte é identificar as atividades envolvidas nesse processo. Uma ferramenta bastante útil, nessa etapa, é o desenho de um fluxograma de todas as atividades envolvidas. Ele é importante para que não se esqueça de nenhuma atividade, além de permitir uma análise visual dos impactos que umas exercem sobre as outras.

fluxograma de atividades na reengenharia logística
O desenho do fluxograma de atividades auxilia a identificação de atividades conflitantes e desnecessárias

O fluxograma de atividades permite também visualizar atividades conflitantes, e aquelas que poderiam ser combinadas de forma a diminuir a complexidade do todo. Essa análise de alternativas é uma das bases da reengenharia logística.

Análise interna e benchmarking

Digamos que o primeiro passo da análise na reengenharia logística é a análise interna dos processos. Nessa etapa serão identificados, com base no fluxograma desenhado, de que forma as atividades conflitantes podem ser combinadas.

Outra avaliação importante, e que muitas vezes dói muito às empresas, é identificar atividades desnecessárias! Sim, a análise do fluxograma de atividades deixa claro quais são aquelas atividades que não produzem resultados para nenhuma outra e, portanto, são sérias candidatas a deixarem de ser realizadas.

Paralelamente à análise interna, pode também ser realizado benchmarking, comparando as atividades com empresas externas, na busca por novas maneiras de desempenhá-las. Esse benchmarking tanto pode ser realizado por uma equipe da própria empresa, como por uma consultoria externa. A complexidade da análise das atividades é que vai definir qual a melhor alternativa a ser adotada.

Avaliação das alterações

A fase seguinte consiste em avaliar as alterações que devem ser implementadas, conforme diagnóstico realizado nas etapas anteriores.

É possível, em função da complexidade da alteração, que ela não possa ser realizada de uma única forma, devendo, ser, nesses casos, subdivida em etapas, de forma a que possa gradualmente ser implementada.

É possível que a análise indique grandes modificações na cadeia de suprimentos da empresa, o que também não poderá ser realizado de maneira única. Aqui também, deve ser traçado um plano de implantação, com acompanhamento das etapas e seus resultados.

Se eventualmente uma atividade não puder ser completamente alterada, em função de suas particularidades, mesmo assim a empresa deve avaliar a possibilidade de introduzir pequenas alterações, onde viável. Essas podem, por si, serem mudanças que provoquem um resultado significativo.

Implementação

Tendo decidido de que forma as alterações serão incorporadas, parte-se então para a sua implementação.

Consideração importante, nesse processo de implementação, é avaliar quais as necessidades de capacitação das equipes para que possam incorporar as novas atividades.

Além disso, a velocidade e abrangência das alterações dependerão, em grande parte, do risco e da magnitude associados às mudanças propostas. Para isso, a etapa de avaliação das alterações necessárias é importante para subsidiar a implementação.

Processo contínuo

Como já dissemos, a reengenharia logística deve ser vista como um processo contínuo. Concluída a implementação, deve-se avaliar os novos resultados de forma a se verificar a necessidade de novos ajustes.

Além disso, mudanças no mercado, entrada de novos concorrentes e produtos, desenvolvimento tecnológico da produção, entre outros, são fatores que podem desencadear novos ciclos de reavaliação de processos.


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REFERÊNCIAS:

BOWERSOX, Donald J.; CLOSS, David J.  Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento.  São Paulo: Atlas, 2001.

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