É uma realidade, em qualquer cadeia de suprimentos, que a armazenagem de produtos representa um desafio aos negócios da empresa, em função dos custos que podem estar associados. Por outro lado, uma das finalidades em manter estoques é ter maior disponibilidade de produtos para entrega ao mercado. Mas afinal, por que motivo as empresas precisam manter estoques de produtos?
Motivos para a formação de estoques de produtos
Um dos motivos para manter estoques é o fato de que há muitas incertezas no planejamento da produção e no atendimento ao mercado, provocando um descompasso entre essas informações e, com isso, gerando estoques.
Quanto menos incerteza houver em suas previsões, mais segurança terá a empresa em reduzir seus estoques. Isso porque conhecerá a demanda e terá melhor condições de identificar o ponto em que precisa suprir o estoque de produtos ou de matéria prima.
Um segundo fator para a formação de estoques está relacionado à forma como foi concebida a estrutura do canal de distribuição do produto. Sabemos que para garantir um maior nível de serviço, muitas vezes a empresa cria estruturas de armazenamento próximas aos clientes visando garantir o atendimento aos prazos exigidos. No entanto, quanto maior for o número de armazéns ao longo da cadeia, maior será o volume de estoques ao longo dela. Isso já foi tema em nosso blog, quando apresentamos a prática da postergação nas cadeias de suprimento.
Há ainda um terceiro fator que está relacionado com algumas práticas de mercado no que se refere à compra de produtos de forma antecipada, visando aproveitar oportunidades de preço, antecipar-se às emergências ou mesmo devido à sazonalidade de um determinado produto.
Visão geral sobre custos de armazenagem
Genericamente consideram-se os custos de armazenagem como um tipo de custo associado à manutenção de estoques de produtos pelas empresas. No entanto, existem diferentes custos associados a essas operações como, por exemplo, o custo de manutenção dos estoques, o custo de depreciação dos ativos e o custo de oportunidades do estoque.
Em sua maior parte, os custos de armazenagem são custos fixos e, dessa forma, são proporcionais à capacidade instalada, independente do quanto o armazém esteja ocupado. São custos relacionados às atividades de armazenagem, que ocorrem seja com o armazém cheio ou vazio.
A elevada parcela de custos fixos na atividade de armazenagem faz com que os custos sejam proporcionais à capacidade instalada. Dessa maneira, pouco importa se o armazém está quase vazio ou se está movimentando menos produtos do que o planejado.
LIMA, Maurício P. Custos de armazenagem na logística moderna. In: Logística empresarial: a perspectiva brasileira / (organização) Paulo Fernando Fleury, Peter Wanke, Kleber Fossati Figueiredo. São Paulo: Atlas, 2000. p. 262.
Com isso, é muito importante o adequado dimensionamento dos armazéns, pois como os custos estão associados à sua capacidade. Muitas vezes para atender efeitos de sazonalidade das entregas, os armazéns acabam sendo superdimensionados e isso, impactará os custos relacionados a essa operação.
Não podemos desconsiderar, por exemplo, que a pulverização dos pedidos de entrega, com o comércio eletrônico, é um fator importante, que traz uma dificuldade ainda maior para os custos de armazenagem.
Em consequência, as técnicas de levantamento de custos das operações envolvidas na armazenagem de produtos também passaram a considerar tais premissas, adequando-se a essa nova realidade de mercado, para fazer frente ao novo perfil de consumo.
Custos de manutenção de estoques
Entende-se por custo de manutenção dos estoques, todos aqueles relacionados à guarda dos produtos em um armazém como, por exemplo, o custo do armazenamento físico dos produtos (espaço ocupado), seguros, manuseio, danos ao produto etc. São diferentes tipos de custos que estão associados à manutenção dos estoques de produtos no armazém.
Custo de armazenagem física de produtos
Este custo está ligado à ocupação do espaço físico pelos estoques. Podemos considerar, nessa abordagem, diferentes parâmetros, haja visto que o armazém pode ser próprio ou alugado de terceiros. Basicamente deve-se considerar, nessa análise, os custos que estão associados à manutenção daquele espaço físico utilizado para armazenagem. Incluem-se nesse cálculo as despesas com luz, eletricidade, impostos (Imposto sobre Propriedade Territorial Urbana – IPTU) e, no caso de ser um espaço alugado para tal objetivo, as despesas com aluguéis e taxas.
De forma a que esse custo seja o mais próximo possível da realidade, devem ser desconsideradas quaisquer outras instalações que não estejam diretamente relacionadas ao estoque de produtos. Então, por exemplo, se o espaço for dividido com a área administrativa da empresa, ou qualquer outra, a área reservada para tais atividades não deve ser considerada no cálculo do custo do estoque por metro quadrado, de forma a que se tenha o custo especificamente do espaço ocupado pelo armazenamento dos produtos.
Custos com seguros
O segundo fator no cálculo do custo de armazenagem de produtos é o custo com seguros, que tem uma dimensão de suma importância. Isso porque no caso de uma fatalidade com a instalação de armazenamento, a ausência de um seguro adequado pode inviabilizar economicamente a empresa, colocando em risco todo o seu patrimônio. Portanto, é um fator que não deve ser menosprezado, buscando-se uma cobertura adequada, de forma que possa fazer frente a eventuais sinistros.
Custos com manuseio de produtos
O terceiro fator associado aos custos de armazenagem é o custo de manuseio dos produtos, considerando a necessidade de manipulação e movimentação interna no estoque. Consideram-se nesse custo todas as atividades envolvidas na movimentação do produto na armazenagem, desde o seu recebimento até a sua saída do estoque. Devem ser incluídos os custos com equipamentos e pessoal envolvidos nessa operação.
A automação na armazenagem visa, entre outras coisas, reduzir esse tipo de custo, facilitando a movimentação do produto dentro do armazém, eliminando muitas vezes a necessidade de que o operador do estoque se envolva diretamente na operação de movimentação.
Além disso, a redução de falhas nessa operação, provocada pela automação, reduz os custos com repetições da operação, geralmente necessária quando ocorrem erros na movimentação. No entanto, os custos decorrentes do processo de automação do armazém, com os equipamentos e tecnologia envolvidos, deve ser considerado no custo total da movimentação.
Custos da perda de produtos
Por fim, deve-se considerar também o custo com perdas decorrentes de danos ao produto causados durante o armazenamento. Os produtos danificados no armazenamento são inservíveis e, portanto, não podem ser comercializados apesar de terem sido produzidos com essa finalidade.
O controle dos danos provocados aos produtos durante o armazenamento se dá através de investimentos em equipamentos e na capacitação das equipes, que devem estar atentas a esses riscos durante a operação.
Custos com depreciação de ativos
Deve-se sempre considerar que todo equipamento utilizado em qualquer operação industrial, inclusive aqueles utilizados na armazenagem, sofrem um processo de depreciação com o tempo, que pode ser devido ao seu uso frequente, a um desgaste natural do equipamento ou mesmo à obsolescência em função de novas tecnologias associadas ao equipamento.
Deve-se, portanto, considerar entre os custos de armazenagem, aqueles decorrentes da depreciação dos equipamentos utilizados, como empilhadeiras, equipamentos de automação etc.
Todo ativo sofre depreciação a partir do momento em que é colocado em uso. Essa depreciação é um processo contínuo que se estende até a venda do ativo ou até que ele atinja o valor fiscal igual a zero. Para tanto, é necessário conhecer o tempo de vida útil do equipamento, que deverá ser considerado no cálculo da depreciação, seja até a sua venda ou enquanto for utilizado na redução do imposto de renda pago.
É importante citar que a retirada do equipamento de operação por um determinado tempo como, por exemplo, para manutenção, não influencia o cálculo da depreciação. A menos, é claro, que o equipamento seja retirado para substituição.
Deve-se considerar também o que a Receita Federal considera como tempo de vida útil máximo do equipamento. Os anexos da Instrução Normativa SRF 162, de 31 de dezembro de 1998 definem os tempos máximos de vida útil para uma série de equipamentos. Isso deve ser considerado no cálculo da depreciação fiscal do equipamento.
Custo de oportunidade
O custo de oportunidade do estoque está associado ao custo financeiro do valor imobilizado pela empresa em produtos estocados. Em outras palavras, reflete o quanto a empresa deixa de ganhar em outros tipos de investimentos por ter imobilizado uma parte de seu capital em estoques. Assim, não se caracteriza por um custo associado a algum desembolso de capital, como os demais custos, onde existe uma despesa a ele associada.
Quando se avalia o custo de oportunidade de estoques, o que se está decidindo é qual o melhor momento da venda do produto estocado. Nesse sentido, a comparação de alternativas deve ser feita considerando a possibilidade de rendimento do valor do estoque em aplicações do mercado. Normalmente utiliza-se a taxa de inflação como referência para esse cálculo. Isso porque se não vender o produto, a empresa deixa de captar recursos que serão recebidos apenas no momento da venda, em um valor futuro.
Custos da falta de produtos
Vamos aqui também considerar um outro custo vinculado à decisão sobre manter ou não estoques, que é o custo da falta de produto. Como uma decisão que está vinculada ao custo de oportunidade é a escolha por estocar ou investir, não se pode deixar de considerar que a falta de estoques também traz um custo para a empresa. Daí a importância da análise da relação custo/benefício entre manter o estoque e o nível de serviço desejado, conforme já apresentado em nosso blog.
Esse custo da falta de produto pode se refletir tanto no custo de atraso da entrega como no custo da venda perdida. Deve, em todos os casos, ser considerado como hipótese de avaliação. Considera-se no cálculo da venda perdida, apenas o valor que a empresa deixou de receber por não dispor do produto para venda ao cliente. No entanto, esse tipo de situação pode trazer impactos ainda maiores para a empresa, como a perda do próprio cliente.
Daí se conclui que o custo de oportunidade é muito mais amplo do que simplesmente optar-se ou não por estocar o produto e aplicar o capital. Há vários outros fatores que devem ser considerados nessa avaliação pela empresa.
Como reduzir os custos de armazenagem de produtos
Diante do exposto em relação aos fatores que influenciam diretamente os custos dos estoques, podemos perceber que existem diversas ações que podem ser tomadas visando a redução dos custos associados à etapa de armazenagem de produtos. A seguir discutiremos algumas dessas ações.
Definição de uma política de estoques de produtos adequada ao mercado
O primeiro ponto a ser considerado pela empresa é o estabelecimento de uma política de estoques que lhe garanta atender ao nível de serviço desejado pelo cliente. Porém, sem que isso implique na necessidade de grandes volumes de estoques de segurança, que são utilizados com o objetivo de impedir a falta de produto.
Na decisão sobre a política de estoques deve ser considerado o perfil de necessidades do cliente em relação ao tamanho dos lotes e à frequência de entrega. Muitas vezes o cliente prefere receber uma maior quantidade de entregas pois, dessa forma, ele reduz suas necessidades de estoques.
Automação das atividades de armazenagem de produtos
A automação das atividades da operação de armazenagem de produtos contribui para a redução dos custos na medida em que reduz falhas e erros, otimizando o resultado da operação.
Por representar um custo, em geral, significativo, é necessário avaliar o grau de automação a ser adotado, comparando-se com os ganhos esperados a partir dela. Pode-se também adotar diferentes níveis de automação. Por exemplo, em armazéns menores, utiliza-se uma automação mais simples. Isso para ter menos impacto dos investimentos, apesar de reduzir os custos da armazenagem de produtos.
Capacitação das equipes de operação
É fato que toda equipe bem treinada para suas atividades, trabalha de uma forma mais consciente. Dessa forma, reduz as falhas e erros que são os maiores causadores dos custos operacionais. Além disso, são reduzidos também os acidentes que são os maiores causadores de afastamentos de trabalho, que tantas vezes oneram os custos da operação.
Cuidados com os produtos na armazenagem
Como foi comentado anteriormente, alguns fatores podem interferir na integridade dos produtos durante a armazenagem. Em decorrência, o produto danificado não é vendido e representa custos adicionais para a empresa.
Portanto, atender aos requisitos estabelecidos pela produção para a armazenagem é fundamental para que se possa garantir essa integridade. Deve-se atender às condições de temperatura, umidade, disposição do produto no estoque (empilhamento), luminosidade etc. que garantam a integridade do produto.
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REFERÊNCIAS:
LIMA, Maurício P. Custos de armazenagem na logística moderna. In: Logística empresarial: a perspectiva brasileira / (organização) Paulo Fernando Fleury, Peter Wanke, Kleber Fossati Figueiredo. São Paulo: Atlas, 2000
