Nos sistemas de gestão das cadeias de suprimento, é inegável a quantidade cada vez maior de softwares utilizados como ferramentas de apoio na tomada de decisão e no próprio controle da gestão da cadeia de suprimentos.
A diversidade de softwares e de desenvolvedores faz com que o processo de seleção do software mais adequado seja, muitas vezes, um processo demorado e caro, principalmente se considerarmos o envolvimento de várias equipes, testes, simulações etc.
Nessa publicação vamos apresentar uma metodologia, desenvolvida pela empresa Liberty Advisor Group, que tem como objetivo acelerar o processo de seleção do software, baseado em 4 pontos focais de avaliação.
O uso de softwares na gestão da cadeia de suprimentos
A realidade atual das empresas exige uma busca acentuada pela competitividade de suas cadeias de suprimentos, onde a redução de seus custos logísticos tem um papel preponderante. A velocidade e a precisão de suas respostas às demandas do mercado são fatores críticos de sucesso.
Os softwares de gestão de cadeia de suprimentos são desenvolvidos para auxiliar as empresas na coordenação das atividades relacionadas à sua cadeia de suprimentos, incluindo planejamento, compras, produção, transporte e armazenamento de produtos, além de monitorar o desempenho e a eficiência de cada uma dessas atividades.
Esses softwares podem apresentar diversas funcionalidades, como a automação de processos, a análise de dados em tempo real, a gestão de estoques, a gestão de fornecedores e a coordenação logística. Com a utilização dessas ferramentas, as empresas podem melhorar a eficiência das suas cadeias de suprimentos, reduzindo custos, aumentando a produtividade e aprimorando a qualidade dos produtos e serviços por ela oferecidos.
Um dos principais benefícios dos softwares de gestão de cadeia de suprimentos é a possibilidade de integrar todos os processos envolvidos nessa cadeia, permitindo uma visão mais ampla e precisa de todas as atividades. Isso permite que as empresas identifiquem possíveis gargalos e pontos de melhoria, além de otimizar a alocação de recursos e a gestão de estoques.
Outra vantagem é a possibilidade de automatizar tarefas repetitivas e rotineiras, como a atualização de registros e a geração de relatórios, liberando as equipes para se concentrarem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado. Além disso, a automação pode reduzir os erros humanos e aumentar a eficiência dos processos, o que se traduz em maior produtividade e economia de tempo e recursos.
Os softwares de gestão de cadeia de suprimentos também permitem o monitoramento em tempo real do desempenho da cadeia de suprimentos, permitindo que as empresas identifiquem rapidamente possíveis problemas e tomem medidas corretivas antes que eles se tornem críticos. Isso é especialmente importante em um contexto de alta competitividade e de constantes mudanças no mercado, em que a agilidade e a capacidade de adaptação são fundamentais para o sucesso.
Assim, esses softwares são ferramentas essenciais para auxiliar as empresas na coordenação e otimização das atividades relacionadas a essa cadeia. Ao integrar processos, automatizar tarefas e monitorar o desempenho, eles permitem que as empresas aumentem a eficiência da cadeia de suprimentos, reduzindo custos, melhorando a qualidade dos produtos e serviços oferecidos e ganhando vantagem competitiva.
Os softwares de gestão da cadeia de suprimentos são de diferentes tipos e complexidades, podendo ser um ERP, que integra todas as atividades logísticas, ou algum sistema com uma finalidade específica, como Sistema de Gestão de Pátios, WMS (Sistema de Gestão de Armazéns), Sistema para roteirização de veículos, entre outros.
O grande problema se relaciona ao tempo para o processo de seleção desses softwares, que pode, muitas vezes, levar de 6 a 8 meses para que a análise esteja concluída e o software possa ser implantado. Esse é um tempo demasiadamente longo para as atuais necessidades das empresas.
O processo tradicional de seleção de softwares
Em geral, o processo de seleção de softwares para gestão da cadeia de suprimentos engloba algumas etapas, cujo tempo médio de realização pode variar em função do tamanho e da complexidade da cadeia de suprimento e, consequentemente, do software a ser selecionado, da equipe envolvida nesse processo, dos recursos disponíveis, entre outros aspectos.
A primeira etapa consiste na descoberta da necessidade pela empresa. A partir de alguma ocorrência ou melhoria, são definidos os objetivos a serem atingidos com a seleção de um software. Outro aspecto importante é a seleção dos membros da equipe responsável pela seleção do software e pela avaliação dos vendedores. Essa etapa tem um tempo médio de duração de 2 a 4 semanas.
A etapa seguinte consiste na definição de requisitos a serem adotados no processo de seleção do software. Para isso é importante registrar todos os processos que serão impactados pela utilização do software e todas as suas necessidades funcionais a serem atendidas. Nessa etapa são definidos também os critérios para seleção, baseados nas necessidades técnicas e funcionais identificadas nos processos. Essa etapa, por ser mais complexa, tem um tempo médio de duração de 4 a 6 semanas.
A terceira etapa está relacionada com a identificação dos softwares disponíveis no mercado e que podem, potencialmente, atender aos requisitos estabelecidos. Aqui o ideal é relacionar os softwares a partir de uma pesquisa de mercado, bem como criar uma lista dos vendedores disponíveis. É importante fazer um contato inicial com os vendedores para sinalizar o interesse. Essa etapa, normalmente, é realizada entre 1 e 2 semanas.
A etapa seguinte consiste no pedido de proposta e demonstração do software. Nesse caso, deve ser solicitado a cada um dos vendedores identificados um pedido de informações (RFI – Request for Information) e a partir das informações recebidas criar uma lista com 2 ou 3 vendedores, aos quais serão então formalmente enviados o pedido de proposta (RFP – Request for Proposal) e os requisitos para demonstração do software. Essa demonstração normalmente é realizada ao longo de algumas semanas. Essa etapa é a mais demorada em todo o processo e pode durar de 6 a 8 semanas.
A quinta etapa é a avaliação dos vendedores, utilizando para tais os critérios definidos anteriormente, na definição dos requisitos. Essa avaliação é feita pela equipe formada, que deve encaminhar suas dúvidas e os esclarecimentos aos vendedores. Essa etapa pode durar de 2 a 4 semanas.
A última etapa é a de seleção do vendedor, feita pela equipe de avaliação, depois de receber as respostas às perguntas encaminhadas. A partir de então tem início a etapa de negociação, que varia em função dos critérios de compra da companhia. Essa etapa pode durar de 2 a 4 semanas.
Como podemos observar, esse processo é longo e formado por diferentes etapas, que têm especificidades em seus processos. Correndo tudo dentro da normalidade, em geral, o processo de seleção de um software pode levar de 17 a 28 semanas, podendo ser ainda maior, caso ocorram atrasos, principalmente nas etapas de levantamento de informações e análises, que são as mais críticas.
Como podemos acelerar o processo de seleção do software?
Criada em 2008, com o objetivo de auxiliar as empresas nos processos de tomada de decisão, a Liberty Advisor Group vem se especializando na consultoria de processos de gestão de várias empresas no mundo, entre eles, a definição dos objetivos empresariais.
Em 2008, fundei a Liberty Advisor Group com um propósito singular: fazer parceria com as equipes de liderança do cliente para realizar sua maior ambição.
Chad Smith – Fundador & CEO
A partir de sua experiência em acompanhar os processos de compra de softwares nas empresas, a Liberty estabeleceu 4 pontos fundamentais para acelerar o processo de decisão, favorecendo a implantação dos sistemas de uma forma mais ágil e eficaz. Esses pontos foram desenvolvidos a partir de sua experiência com a seleção de ERPs, porém podem ser adotados na seleção de qualquer software de gestão em uma cadeia de suprimentos. Esses pontos são apresentados a seguir.
- Garanta que o time adequado seja selecionado, tanto interna quanto externamente
Um estudo relacionado à seleção de um ERP demonstrou que mais de 50% das empresas eram primeiras compradoras do software. Com isso, naturalmente, elas não têm conhecimento sobre o mercado do software e precisam contratar uma terceira parte para a auxiliar nessa tarefa. É importante que essa empresa contratada tenha capacidade, principalmente, de auxiliar na redução do tempo necessário para a seleção, tendo condições de avaliar os processos que compõem a sua cadeia de suprimentos. Caso contrário, a empresa não obterá êxito em seu objetivo.
Além disso, é importante envolver recursos internos na seleção do software. E nesse caso, devem ser pessoas que entendam bem as entradas e saídas dos processos do negócio, pois estes serão diretamente afetados pelo ERP.
- Tenha foco em requisitos únicos e processos de negócio diferenciados
A consultora enfatiza uma regra 80/20 na identificação de quais processos e requisitos são críticos na seleção de um software. Segundo ela, 80% dos esforços dos vendedores e das demonstrações do software devem ter como foco 20% dos requisitos dos processos considerados mais complexos.
Ela divide os processos em 3 categorias: essenciais, comuns e divergentes. Os processos essenciais são aqueles que toda a empresa deve saber fazer, como por exemplo, criar um pedido de compra. Os comuns são aqueles realizados por diferentes áreas da empresa, mas em que pode haver diferenças na sua forma de execução. Um exemplo seria a elaboração da folha de pagamento, que em função de regulamentações específicas, pode ser distinta nos diferentes locais em que a empresa atua. Por fim, os processos divergentes são aqueles que diferenciam a empresa de sua concorrência e, portanto, devem ser mantidos ao longo do tempo.
A consultora considera que os processos comuns e divergentes devem ser aqueles responsáveis pelos 20% dos requisitos que serão repassados aos vendedores, para que os considerem nas demonstrações do software. Por outro lado, os processos essenciais raramente necessitam ser considerados na demonstração. Esse tipo de categorização auxilia na decisão sobre a exclusão de algum vendedor, cujos software não tenha a capacidade de atender aos requisitos em suas demonstrações.
- Desenvolva um estudo de caso claro do negócio
Outro ponto importante no processo de seleção do software é a definição clara dos benefícios, para a empresa, na instalação desse software, estabelecendo, então, um estudo de caso claro sobre o negócio.
Assim, quanto mais rapidamente a seleção for realizada e o software implantado, mais rapidamente os benefícios serão identificados pela companhia e, consequentemente, os ganhos em relação à redução de seus custos logísticos.
- Considere somente vendedores viáveis e mantenha foco nos preferidos
Normalmente, em um processo de seleção por uma empresa com pouca experiência na implantação de um software, ela vai adotar uma lista de 3 a 5 vendedores para fazer suas avaliações.
Entretanto, se ela já tiver algum conhecimento sobre um determinado vendedor, o recomendado seria focar sua análise nesse vendedor específico, evitando desperdício de tempo com análises que não terão nenhum ganho, já que apenas um será o escolhido.
Aqui, uma empresa externa pode ser útil na medida em que, mesmo que o comprador não conheça nenhum vendedor, ela pode auxiliar, com base em sua experiência, na identificação do vendedor principal a ser considerado na análise do comprador.
É claro que esses quatro pontos citados pela consultora, são bastante particulares e devem ser avaliados quanto aos benefícios gerados para a empresa que está fazendo a seleção do software. Eles foram identificados como fatores que podem acelerar esse processo de seleção e, consequente, a implantação do software, trazendo ganhos mais imediatos para a empresa que está buscando essa solução para uma melhor gestão da sua cadeia de suprimentos.
Referência
JUDS, Jason. ERP Selection: Four areas to supercharge your process. HOT TOPICS. CSCMP, setembro, 2021.
LIBERTY ADVISOR GROUP. Site.
